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Accesso agli atti: attento a non sbagliare

Dover richiedere copia delle concessioni edilizie relative a un immobile e il dover fare una richiesta di accesso agli atti presso l’ufficio tecnico del Comune è una di quelle tegole che ti arrivano tra capo e collo quando ormai la vendita sembra in tasca.

Caso classico:

ti scrive il perito della banca per comunicarti la data di perizia.

“Spett Agenzia le comunico che lunedì prossimo alle 10:30 effettuerò il sopralluogo per la perizia sull’immobile di via Pini 1.

Per poter procedere mi occorre la seguente documentazione:

  • atto di provenienza
  • copia scheda catastale rasterizzata
  • visura storica
  • copia di tutti i provvedimenti autorizzativi rilasciati (compresi i disegni)
  • copia certificato di agibilità

Cordiali Saluti

il Perito della Banca “

Tu pensi:

“Ottima notizia!!!! Allora il mutuo è in dirittura d’arrivo.

Ok , ora chiamo il notaio e a fisso l’appuntamento per il rogito

così prendo il saldo delle provvigioni che sono mesi e mesi che sto lavorando a questa pratica.”

Poi ti soffermi a leggere la mail e ti accorgi che il perito, a tradimento, tra tutti i documenti ha scritto che vuole tutte le concessioni edilizie e l’agibilità relative alla casa.

Acci !!! Lunedì è tra 5 giorni….

E quelli sono proprio i documenti che ti mancano.

Allora provi allora a telefonare al proprietario di casa e gli chiedi se ha la documentazione relativa all’urbanistica dell’immobile

Lui, chiaramente, non ha nulla ma ti assicura che è tutto a posto, perchè da quando ha comprato non ha mai fatto nessun lavoro edile.

Già…. ma a te i documenti occorrono lo stesso.

E poi il proprietario precedente avrà fatto modifiche ? Sarà tutto in regola? E chi ha costruito?

Come fare a fare a recuperare tutti quei documenti?

Il primo passo per poter verificare la conformità urbanistica di un immobile è fare la richiesta di accesso agli atti da fare all’ufficio tecnico del Comune.

Con questa procedura potrai vedere e fare copia di tutti i provvedimenti autorizzativi rilasciati relativi a un fabbricato.

Se sei interessato a scoprire come fare per fare l’accesso agli atti ed per ottenere una copia dei permessi edilizi allora prendi qualche minuto di tempo, mettiti comodo e nelle prossime righe ti spiegherò passo passo come procedere.

Innanzi tutto devi sapere che la Legge che regola l’accesso agli atti è unica in Italia ma che ogni Comune ha un suo modulo personalizzato, che differisce sempre per qualcosa da quello del Comune vicino.

Chi può fare la richiesta di accesso agli atti?

Di solito è il proprietario dell’immobile a farla, ma può farla chiunque abbia un interesse specifico.

Come compilare il modulo?

Metti tutti i tuoi dati personali, sicuramente ci sarà uno spazio per specificare a quale titolo fai la richiesta: proprietario dell’immobile, acquirente , affittuario, confinante, CTU

Se vorrai andare personalmente ti potrai far delegare la proprietario.

Di seguito dovrai indicare quali documenti vuoi vedere e qui devi essere il più preciso possibile.

Devi specificare se si tratta di un Permesso di Costruire, di una Concessione Edilizia, di una Licenza, di una SCIA, o di una CILA, o di una CIA, il numero di pratica edilizia e l’anno di rilascio.

attenzione

Questa è la parte a cui devi porre più attenzione.

Il tecnico comunale non sa quali sono le pratiche edilizie relative al tuo immobile, sei tu che gli devi fornire le indicazioni giuste perché le trovi in archivio e te le possa consegnare da vedere.

investigastore

Mi dirai “Neppure io lo so e io come faccio a sapere quali sono? “

E qui devi trasformarti in Sherlock Holmes

Dove devo cercare ?

Cerca di scoprire innanzi tutto come si chiamavano i precedenti proprietari, il nome di chi ha iniziato la costruzione, il nominativo dell’impresa.

Insomma più informazioni possibili perché ti saranno certamente utili

Il primo posto dove guardare è il rogito di acquisto.

Soprattutto se è stato stipulato dopo il 1985 ha sicuramente un paragrafo che specifica tutte le concessioni/autorizzazioni edilizie relative al tuo immobile se è stato costruito dopo il 1967.

Ti devo far notare però che capita che le concessioni riportate non siano giuste, oppure ne mancano alcune, o, come mi è capitato di recente, abbiano dichiarato che l’immobile era stato costruito prima del 1967 e non era vero.

Ciò significa che questo è il primo passo ma che poi bisogna verificare sia tutto giusto.

Ricordati inoltre che i permessi citati in atto sono quelli fino alla data del tuo acquisto, se tu, successivamente, hai fatto degli interventi che necessitavano di permessi edilizi quelli non sono certamente riportati.

Fatta questa prima ricerca bisogna poi approfondire.

Come fare?

Se sei fortunato ed il tuo immobile è sito in un Comune che ha digitalizzato i registri di archivio, come per esempio Cornate d’Adda, nel portale dedicato all’edilizia troverai una funzione tale per cui inserendo la via, o il nome del proprietario ti escono tutte le concessioni edilizie di quell’immobile.

Se invece non hai questa fortuna dovrai andare di persona all’ufficio tecnico e chiedere di vedere tutti i registri cartacei dove sono segnate tutte le pratiche edilizie rilasciate.

Sono dei registri ordinati per anno dove trovi nome e cognome di chi ha richiesto la concessione, una descrizione dei lavori e l’indirizzo dell’intervento.

Per fare questo devi avere un’idea dell’anno di costruzione e delle eventuali modifiche e del nominativo di chi le ha fatte oppure armarti di tanta tanta pazienza e cercare perché non puoi dimenticare nessuna pratica altrimenti chela conformità urbanistica non sia verificata.

Altri Comuni invece fanno loro la ricerca, ma devi indicare loro il decennio di interesse ma espongono una tariffa maggiorata per questo servizio.

Su vivi in condominio, un altro suggerimento che posso darti, è quello di chiedere ai vicini di casa di di farti vedere la parte di rogitodove si citano i provvedimenti autorizzativi. Questo trucco è utile soprattuto se qualcuno vicino a te ha comprato di recente

Come trasmettere al Comune la richiesta di accesso agli atti?

Compilato il modulo tutti i dati devi firmare e puoi trasmetterlo all’ufficio protocollo del Comune

Puoi farlo di persona oppure via posta certificata. (in tal caso devi allegare copia della tua carta di identità)

oppure, per alcuni comuni, accedendo al portale dello sportello telematico dell’edilizia privata

in tal caso devi entrare con SPID e caricare tutti i documenti richiesti firmati elettronicamente

Ma ha un costo questo servizio? Devo pagare al Comune dei diritti di segreteria perché mi cerchi le pratiche?

Certamente! E’ diverso da Comune a Comune e a volte può anche essere molto caro.

In alcuni casi devi pagare prima di consegnare la richiesta di accesso agli atti, in altri casi pagherai direttamente allo sportello dell’ufficio tecnico .

Ti consiglio di informarti prima di consegnare la richiesta.

Quanto tempo devo aspettare perché sia possibile vedere i documenti che ho chiesto con la domanda di accesso agli atti?

Per Legge il Comune ha tempo 30 giorni. Alcuni, fortunatamente, ci mettono meno. Dipende un po’ dalla mole di lavoro che hanno al momento.

Riassumendo

Abbiamo visto che per fare una richiesta di accesso agli atti occorre:

  • avere un interesse specifico (essere il proprietario, o l’acquirente, o il tecnico incaricato)
  • fare delle ricerche approfondite sulla storia dell’immobile ,
  • cercare tutte le pratiche edilizie inerenti il fabbricato
  • avere tempo: è una richiesta che viene evasa in circa 20-30 giorni dalla data di presentazione della domanda

Personalmente ti consiglio di effettuare l’accesso agli atti nel momento in cui prendi l’incarico altrimenti rischi di essere lungo con i tempi e di perdere la vendita se dovessero sorgere improvvise sorprese (tipo difformità) .

A tal proposito ti consiglio il mio articolo 3 buone ragioni per verificare la conformità edilizia

Quando la documentazione sarà pronta il tecnico comunale ti contatterà per fissare un appuntamento presso l’ufficio Tecnico per visionare tutte le pratiche richieste.

E qui dovrai scegliere quali documenti ti sono utili e quali no e come fare a farne una copia.

Bene hai fatto la domanda di accesso agli atti, hai pagato i diritti al Comune e il gran giorno è arrivato.

Il tecnico comunale ti ha contattato perché le pratiche edilizie che hai chiesto sono pronte.

Prendi l’appuntamento e quando arrivi all’ufficio tecnico trovi una montagna di carte che ti aspetta.

E ora?

Quali sono i documenti che ti servono?

Come fare a farne una copia?

Ok. Procediamo con ordine.

La prima domanda da porti è:

Quali sono i documenti importanti?

Ti devo fare una premessa.

Le pratiche edilizie possono essere di due tipi : o provvedimenti rilasciati dal Comune o autocertificazione del tecnico

Nel primo caso si tratta di Licenza/ Concessione Edilizia o Permesso di Costruire e per questi troverai sia la domanda compilata dal progettista che il documento che attesta il rilascio.

Nell’altro caso c’è semplicemente un modulo ( a volte piuttosto lungo) di autodichiarazioni del progettista, firmato da lui e dal proprietario.

In tutti e due i casi ci sono dei disegni che illustrano il progetto.

Come organizzarsi?

Prima cosa metti in ordine cronologico tutte le pratiche che hai chiesto.

Parti dalla più vecchia, mettiti comodo, fai un bel respito ed aprila.

Ci saranno molti fogli si tratta per lo più di comunicazioni tra il tecnico che ha fatto il progetto e l’ufficio tecnico, relazioni , moduli, conteggi per il pagamento degli oneri….

Ok. Quelli puoi metterli da parte. Il più delle volte non servono.

Se la pratica riguarda una Concessione/Licenza o Permesso di Costruire dovrai prendere e fare copia del foglio con la scritta: Rilascio Concessione Edilizia / Permesso di Costruire

Attenzione a non confonderlo con l’avviso rilascio .

Se invece si tratta di una SCIA; DIA o CILA è un’ autodichiarazione del tecnico che ha presentato la pratica ed il Comune non ha rilasciato nulla.

In tal caso dovrai fotocopiare tutto il modulo completo delle dichiarazioni e asseverazioni dell’architetto/ geometra che ha firmato il progetto.

Ci saranno anche i disegni .

Ti occorreranno anche quelli e soprattutto la parte che riguarda la tua porzione di casa.

Ti servono sia le piante, che i prospetti e le sezioni.

In un accesso agli atti ci sono altri documenti da cercare?

Altri documenti sono il modulo di comunicazione di inizio e di fine lavori che sono due dichiarazioni che vanno sempre fatte durante i lavori edili.

Ti consiglio di cercare di individuare nei disegni la tua porzione di casa in modo da non tralasciare nulla che la riguardi.

Bene ! devi fare questo procedimento per tutte le pratiche che hai richiesto.

Altro documento molto importante che troverai all’interno di alcune pratiche edilizie è il rilascio dell’abitabilità ( o agibilità) di cui dovrai fare assolutamente copia

Allegati all’abitabilità spesso ci sono i certificati di conformità degli impianti (se il rilascio è posteriore al 1991) .

Fai copia anche di quelli (a meno che tu non abbia gli originali)

In tal modo al momento del rogito notarile potrai garantire la conformità degli impainti

Come fare a copiare i documenti?

Puoi fare in diversi modi :

chiedere se è possibile fare delle fotocopie (spesso hanno un costo da pagare a parte)

Questo procedimento va bene per i fogli piccoli ( Rilascio permesso di costruire, modulo inizio o fine lavori…) ma non per le tavole di disegno che sono spesso molto grandi

In tal caso puoi usare il cellulare per fare delle foto.

Io appoggio i disegni a terra e li fotografo stando in piedi in questo modo riesco a ricomprendere tutta la tavola in un’unica immagine

Quando torno in ufficio poi scarico tutte le foto sul pc e le trasformo in PDF che è un formato più comodo da gestire

Ci sono aspetti particolari particolari/ cose cui stare attenti quando fai un accesso agli atti?

Devo dirti che più le pratiche sono datate più problemi puoi trovare e quindi devi porre attenzione quando effettui l’accesso agli atti

Mi è successo, più di una volta, che una pratica edilizia non sia stata ritirata nonostante fosse stato emesso l’avviso di rilascio.

Questo significa che tale concessione non è valida perché non è mai stata emessa.

Devi stare attento a non farti trarre in inganno.

Alcune volte ho trovato delle agibilità che sono state emesse per alcuni appartamenti e non per altri anche se facenti parte della stessa palazzina.

Per tale motivo controlla sempre quello che c’è scritto sui moduli.

In conclusione

Ricordati che è importante fare l’accesso agli atti per tempo per poter verificare la conformità urbanistica perchè il Comune si prende dai 15 ai 30 giorni per trovare la documentazione che ha richiesto.

L’ideale sarebbe fare tutte queste verifiche prima di mettere in vendita l’immobile per non rischiare di lavorare per nulla.

Di tali rischi ne ho parlato nell’articolo: “Manca la conformità urbanistica? Tre grossi rischi cui non hai mai pensato quando vendi casa

Ma è compito degli agenti immobiliari fare gli accessi agli atti ?

No !

Infatti la Suprema Corte ribadisce espressamente che

“deve infatti escludersi che la responsabilità del mediatore possa estendersi ad indagini di carattere tecnico, quale quella consistente nella verifica delle condizioni per il rilascio del certificato di abitabilità, che esulano obiettivamente dal novero delle cognizioni specialistiche esigibili in relazione alla categoria professionale di appartenenza.”
( Cass. Civ. n. 14158/2019 )

quindi un cliente non ti può imporre di fare un accesso agli atti per verificare la conformità urbanistica del suo immobile perché tu non hai le qualifiche tecniche per poterlo fare ma ricorda che neppure lui è in grado.

Oltretutto nel caso lo facessi ti prenderesti una responsabilità molto grande nel caso dovessero sorgere problemi e viste tutte le responsabilità che hanno gli agenti immobiliari non credo sarebbe saggio aggiungerne altre.

C’è da dire che è comunque la verifica della conformità urbanistica e il conseguente accesso agli atti è un’operazione indispensabile da fare perché altrimenti rischi che la vendita non vada in porto per cui il mio consiglio è di incaricare un architetto esperto nel settore.

Accesso agli atti: Errori Comuni e Come Evitarli

Quando ci si approccia alla verifica della conformità edilizia di un immobile, è importante essere consapevoli di alcuni errori comuni che possono compromettere l’intero processo. Ecco una guida su cosa evitare e come gestire al meglio ogni fase.

Gli errori Comuni

  • Mancanza di Documentazione Completa
  • Errore: Non raccogliere tutta la documentazione necessaria prima di iniziare la procedura di accesso agli atti.
  • Soluzione: Assicurarsi di avere una lista completa dei documenti richiesti dal tecnico comunale, incluso ogni permesso e autorizzazione edilizia.
  • Tempi di Attesa Sottovalutati
  • Errore: Non considerare i tempi necessari per la ricerca e l’ottenimento dei documenti.
  • Soluzione: Avviare il processo di accesso agli atti con largo anticipo rispetto alla data prevista per il rogito, tenendo conto che il Comune ha fino a 30 giorni per rispondere.
  • Informazioni Incomplete o Errate
  • Errore: Fornire informazioni parziali o incorrette al Comune, che possono rallentare il processo o portare a risultati incompleti.
  • Soluzione: Verificare con attenzione tutti i dettagli richiesti e, se necessario, fare ricerche preliminari approfondite sui precedenti proprietari e sull’impresa costruttrice.
  • Sottovalutare i Costi
  • Errore: Non considerare i costi associati alla richiesta di accesso agli atti, come i diritti di segreteria.
  • Soluzione: Informarsi preventivamente sui costi applicati dal Comune e prepararsi a coprirli.

Come Evitare Problemi

  • Organizzazione e Pianificazione
  • Consiglio: Mantieni un file organizzato con tutte le copie dei documenti, ordinati per data e tipo di concessione. Pianifica ogni fase del processo, inclusi i tempi di attesa e i costi.
  • Collaborazione con Professionisti
  • Consiglio: Considera l’assunzione di un architetto o un geometra esperto in pratiche edilizie per gestire la richiesta di accesso agli atti e verificare la conformità urbanistica.
  • Comunicazione Chiara e Efficace
  • Consiglio: Mantieni una comunicazione aperta e chiara con il proprietario dell’immobile e con il tecnico comunale, aggiornandoli regolarmente sullo stato della procedura.
  • Utilizzo di Strumenti Digitali
  • Consiglio: Sfrutta le risorse digitali offerte dai Comuni che hanno digitalizzato i registri di archivio. Questo può accelerare significativamente il processo di ricerca e accesso ai documenti.

Conclusione

Fare l’accesso agli atti di un immobile è un processo complesso che richiede attenzione ai dettagli, pazienza e una buona pianificazione. Evitando gli errori comuni e seguendo le best practice, è possibile gestire con successo la richiesta di accesso agli atti e assicurarsi che tutte le pratiche edilizie siano in regola. Ricorda, l’aiuto di un professionista può essere determinante per evitare sorprese e garantire che la vendita dell’immobile proceda senza intoppi.

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